Datenschutzerklärung

Vademe ist ein Software-Werkzeug für die administrative Abwicklung schweizerischer Todesfälle. Die Nutzung der bezahlten Pakete ist volljährigen Personen vorbehalten, die berechtigt sind, den Fall zu bearbeiten, und die bestätigen, dass es sich um einen schweizerischen Fall handelt. Ein Wohnsitz in der Schweiz ist nicht Voraussetzung.

Es gilt schweizerisches Datenschutzrecht (DSG, SR 235.1); befinden Sie sich in der EU oder im EWR oder richten wir das Angebot an Personen dort, gilt zusätzlich die DSGVO (Marktort, Art. 3 Abs. 2). EU-Vertreterin nach Art. 27 DSGVO: activeMind.legal, München (Abschnitt B) — nicht der Anbieter.

Wir setzen keine Drittanbieter-Produktanalytik ein (kein PostHog, kein Google-Analytics-SDK). First-party Messung ist in Abschnitt C und D beschrieben.

A. Verantwortliche Stelle

Gaiser Partners GmbH (UID CHE-350.756.202), Lüssirainstrasse 3, 6300 Zug, Schweiz
info@gaiser-partners.ch
Datenschutz: privacy@gaiser-partners.ch, Betreff [vademe]

B. EU-Vertreterin (Art. 27 DSGVO)

activeMind.legal Rechtsanwaltsgesellschaft mbH, Potsdamer Straße 3, 80802 München, Deutschland

Sie können sich in allen Fragen zur Bearbeitung Ihrer Daten unmittelbar an die Vertreterin unter der vorstehenden Anschrift wenden. Zusätzlich erreichen Sie sie über eu-privacy@gaiser-partners.ch, Betreff [vademe] (Weiterleitung an die Vertreterin). Die Benennung der Vertreterin lässt Ihre Rechte gegenüber uns unberührt. Die Vertreterin ist nicht die Anbieterin von Vademe.

C. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Wir bearbeiten Personendaten für:

• Kernservice: administrative Trauerfall-Hilfe in der Schweiz (Checklisten, Fristen, Dokumente). DSGVO: Vertrag bzw. vorvertragliche Massnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b).
• Kommunikation: dienstliche Nachrichten zum Konto und zum Fall. DSGVO: Vertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b).
• Betrieb und Sicherheit: technisch notwendige Daten, Stabilität, Missbrauchs- und Angriffsabwehr. DSGVO: berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f).
• Optionale KI-Hilfe: nur nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung. DSGVO: Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a); soweit dabei besondere Datenkategorien bearbeitet werden, zusätzlich Art. 9 Abs. 2 lit. a. Technisch: Google Cloud / Vertex AI.
• Optionale Texterkennung (OCR): nur nach gesonderter ausdrücklicher Einwilligung. DSGVO: Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a); soweit besondere Datenkategorien betroffen sind, zusätzlich Art. 9 Abs. 2 lit. a. Technisch: Google Cloud / Document AI.
• Zahlungsabwicklung über Stripe: Kaufpreis, Zahlungsstatus, Missbrauchsabwehr. DSGVO: Vertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b) und berechtigtes Interesse an Missbrauchsabwehr (Art. 6 Abs. 1 lit. f).
• First-party Produktmessung: grobe Nutzungsereignisse (Seitenaufruf, Klick, Trichterschritt, Geräteklasse) über unseren eigenen measurementClient an unser Backend — kein Drittanbieter-SDK. Geschlossene Ereignis- und Schlüssel-Listen; keine Falltexte, keine besonderen Kategorien. DSGVO: berechtigtes Interesse an der Verbesserung und Stabilität des Produkts (Art. 6 Abs. 1 lit. f), soweit das Ingest-Flag der jeweiligen Umgebung eingeschaltet ist. Default der production-Konfiguration ist aus.
• Betroffenenrechte und Aufbewahrung: rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).

Nach schweizerischem Recht benötigen private Bearbeiter keine besondere Rechtsgrundlage. Massgebend sind die Grundsätze von Art. 6 DSG (Rechtmässigkeit, Treu und Glauben, Verhältnismässigkeit, Zweckbindung, Richtigkeit, Sicherheit) und, soweit eine Persönlichkeitsverletzung in Frage steht, die Rechtfertigungsgründe von Art. 31 DSG. Für besonders schützenswerte Personendaten holen wir Ihre ausdrückliche Einwilligung ein (Art. 6 Abs. 7 DSG).

Wir verkaufen keine Daten. Wir nutzen sie nicht für Werbung, nicht für Profiling und nicht zum Training von KI-Modellen.

D. Kategorien von Daten

• Kontaktdaten (E-Mail, Name, Telefon).
• Inhalts- und Falldaten zum schweizerischen Verwaltungsfall (Checklisten, Fristen, Dokumente, Freitext). Diese können Angaben zur verstorbenen Person und zu Angehörigen enthalten.
• Technische Daten (IP-Adresse, Browser, Session-IDs, Gerätetyp, Zeitstempel).
• KI-Eingaben und -Ausgaben, nur nach Einwilligung (Abschnitt J).
• Dokumentbilder und erkannter Text, nur nach Einwilligung (Abschnitt K).
• Zahlungsmetadaten über Stripe (Betrag, Status, Stripe-Referenzen — keine vollständige Kartennummer bei uns).
• Messereignisse (Abschnitt C), nur wenn Ingest eingeschaltet ist: Ereignisname, grober Routen- oder Elementschlüssel, Zeitpunkt, Geräteklasse, Umgebungsklasse. Kein Fallinhalt.

Herkunft: direkt von Ihnen. Wir kaufen keine Adress- oder Drittlisten.

Verstorbene Personen: Das schweizerische Datenschutzrecht schützt Personendaten lebender natürlicher Personen; die DSGVO gilt nach ihrem Erwägungsgrund 27 nicht für Verstorbene, wobei einzelne EU-Mitgliedstaaten eigene Regeln vorsehen können. Das datenschutzrechtliche Auskunftsrecht geht nach schweizerischer Rechtsprechung nicht auf die Erben über. Ansprüche der Erben auf Herausgabe von Unterlagen richten sich nach Erbrecht. Soweit Falldaten zugleich Angaben über Sie oder andere lebende Personen enthalten, stehen diesen Personen die Rechte nach Abschnitt H zu.

Technisch notwendige Cookies und Local Storage für Login und Sicherheit. Keine Marketing-Cookies. Kein Drittanbieter-Tracking-SDK. First-party Messung speichert eine technische Mess-ID in Local Storage, soweit Ingest eingeschaltet ist.

E. Empfänger

Mit allen Auftragsbearbeitern bestehen Auftragsbearbeitungsverträge (DPA/AVV) nach Art. 28 DSGVO und Art. 9 DSG. Sie dürfen Ihre Daten nur für unsere Zwecke bearbeiten, nicht für eigene Zwecke und nicht für Werbung.

First-party Messung hat keinen Drittempfänger: Ereignisse bleiben auf unserer Infrastruktur (Exoscale / Aiven), soweit Ingest an ist.

Wir geben Ihre Falldaten nicht an Behörden, Banken oder Versicherungen weiter. Vademe reicht nichts automatisch ein. OpenAI, Anthropic und PostHog sind keine Empfänger.

F. Hosting und Bekanntgabe ins Ausland

Die production-Umgebung von Vademe wird bei Exoscale / Akenes SA gehostet. Rechenkapazität ist in der Schweiz vorgesehen. Die Datenbank-Orchestrierung erfolgt über den Unterauftragsbearbeiter Aiven Oy (Helsinki, EWR). Wir behaupten nicht, dass Daten ausschliesslich in der Schweiz verbleiben, und wir behaupten nicht, dass ein «nur Schweiz»-Cutover nachgewiesen ist.

Dies ist nicht die Integrationsumgebung. Die Integrationsumgebung ist ein getrenntes Testsystem.

KI und OCR werden ausschliesslich nach Ihrer Einwilligung und in der EU verarbeitet (Vertex AI, Document AI).

Bekanntgaben in die USA können bei Konzerngesellschaften unserer Anbieter anfallen, namentlich Stripe und Google. Für die Schweiz gilt: Der Bundesrat hat die USA für Organisationen, die nach dem Swiss-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert sind, in Anhang 1 der Datenschutzverordnung als Staat mit angemessenem Datenschutz aufgeführt (in Kraft seit 15. September 2024). Für die EU gilt der Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission zum EU-U.S. Data Privacy Framework. Soweit ein Empfänger nicht zertifiziert ist oder ein Beschluss wegfällt, stützen wir die Bekanntgabe auf Standardvertragsklauseln bzw. Standarddatenschutzklauseln mit ergänzenden Massnahmen (Art. 46 DSGVO; Art. 16 Abs. 2 DSG).

G. Aufbewahrung

Vademe-Fall: solange der Fall aktiv ist, danach 24 Monate, anschliessend Löschung oder Anonymisierung, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht. Bei Löschung des Kontos: so rasch wie vernünftigerweise möglich. Rechnungen und Buchhaltungsunterlagen: 10 Jahre, ausserhalb von Vademe. Messereignisse: bis 24 Monate, soweit Ingest jemals an war.

H. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch sowie das Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen; der Widerruf wirkt für die Zukunft. Anfragen: privacy@gaiser-partners.ch, Betreff [vademe]. Zur Identifikation können wir zusätzliche Angaben verlangen; Sie sind zur Mitwirkung verpflichtet. Bearbeitungsfrist: Schweiz in der Regel 30 Tage (Art. 25 Abs. 7 DSG), EU in der Regel ein Monat (Art. 12 Abs. 3 DSGVO).

Aufsicht Schweiz: Eidgenössischer Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragter, EDÖB (edoeb.admin.ch) — Sie können dort Anzeige erstatten. EU/EWR: Sie können bei der für Sie zuständigen Aufsichtsbehörde Beschwerde führen; die Benennung der Vertreterin in München ändert das nicht.

I. Keine automatisierten Entscheide

Es finden keine ausschliesslich automatisierten Entscheidungen mit Rechtsfolge oder vergleichbar erheblicher Beeinträchtigung statt (Art. 21 DSG / Art. 22 DSGVO). KI-Vorschläge sind assistiv; die Entscheidung treffen Sie.

J. KI-Einsatz

Die KI-Hilfe ist optional. Ohne Einwilligung ist Vademe vollständig nutzbar. Sie können die Einwilligung in den Einstellungen jederzeit widerrufen. Die Verwendung des Schreibassistenten bedingt den Einsatz von KI.

Wenn Sie die KI-Hilfe nutzen, interagieren Sie mit einem KI-System. Wir weisen Sie vor der ersten Nutzung darauf hin und kennzeichnen KI-erzeugte Ausgaben in der Anwendung; die Ausgaben werden zudem maschinenlesbar als künstlich erzeugt gekennzeichnet. Damit setzen wir die Transparenzanforderungen von Art. 50 der Verordnung (EU) 2024/1689 (KI-Verordnung) um, soweit diese auf uns anwendbar sind.

Wir stufen die in Vademe eingesetzte KI als assistierendes System ein, das nicht unter die Hochrisiko-Kategorien der KI-Verordnung fällt. KI-Ausgaben ersetzen keine Rechts-, Steuer- oder Fachberatung und können Fehler enthalten; prüfen Sie sie vor Verwendung.

Technisch setzen wir Google Cloud / Vertex AI als Auftragsbearbeiter in der EU ein. Nach den mit Google vereinbarten Vertragsbedingungen werden Ihre Eingaben nicht zum Training der Modelle von Google verwendet.

K. Texterkennung (OCR)

OCR ist optional und nur nach gesonderter ausdrücklicher Einwilligung aktiv. Google Document AI wird als Auftragsbearbeiter in der EU (eu / europe-west4) eingesetzt. Widerruf in den Einstellungen jederzeit möglich.

L. Besonders schützenswerte Daten

Vademe verlangt keine besonders schützenswerten Personendaten bzw. besonderen Datenkategorien (z. B. Gesundheitsdaten, religiöse oder weltanschauliche Angaben) als Pflichtfeld. Geben Sie solche Daten bitte nicht ein und schwärzen Sie sie vor dem Hochladen, soweit der Fall sie nicht braucht.

Sollen solche Daten dennoch bearbeitet werden, ist dafür Ihre ausdrückliche Einwilligung erforderlich; wir holen sie in der Anwendung gesondert ein (Art. 6 Abs. 7 DSG; Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO). Ohne diese ausdrückliche Einwilligung dürfen Sie solche Daten nicht eingeben. Das blosse Hochladen oder Eintippen gilt nicht als Einwilligung. Uns unaufgefordert übermittelte besonders schützenswerte Daten löschen wir, sobald wir sie erkennen, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht.

M. Kinder und Jugendliche

Die Nutzung von Vademe setzt Volljährigkeit voraus. Ein Konto darf nur eine volljährige Person eröffnen. Falldaten können Angaben zu einem verstorbenen Kind enthalten, namentlich einen Totenschein. Diese Angaben verarbeiten wir im Rahmen des schweizerischen Verwaltungsfalls.

N. Änderungen

Wesentliche Änderungen kündigen wir mit Versionsangabe und Datum an. Massgeblich ist die auf der Vademe-Seite veröffentlichte Fassung.

O. Verletzungen der Datensicherheit

Schweiz: Wir melden dem EDÖB so rasch als möglich Verletzungen der Datensicherheit, die voraussichtlich zu einem hohen Risiko für Ihre Persönlichkeit oder Ihre Grundrechte führen (Art. 24 Abs. 1 DSG). Sie informieren wir, wenn es zu Ihrem Schutz erforderlich ist oder der EDÖB es verlangt (Art. 24 Abs. 4 DSG).

EU/EWR: Soweit die DSGVO gilt, melden wir eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten der zuständigen Aufsichtsbehörde möglichst binnen 72 Stunden, es sei denn, sie führt voraussichtlich nicht zu einem Risiko (Art. 33 DSGVO). Bei voraussichtlich hohem Risiko benachrichtigen wir Sie unverzüglich (Art. 34 DSGVO).

P. Ihre Verantwortung

Vademe ist ein Software-Werkzeug. Sie bleiben verantwortlich für die Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität Ihrer Angaben. Sie prüfen Fristen, Formulare und Behördenkorrespondenz selbst. Vademe sendet keine Dokumente automatisch an Behörden. KI- und OCR-Ergebnisse können Fehler enthalten und sind vor Verwendung zu prüfen. Für die Sicherheit Ihres Zugangs sind Sie verantwortlich.

Q. Geltung dieser Erklärung

Diese Datenschutzerklärung informiert Sie über unsere Datenbearbeitung; sie ist keine Einwilligung. Die vertragliche Grundlage der Nutzung sind die Vademe Nutzungsbedingungen (P-LEGAL-VADEME-BAU-TERMS-2026-09-21-010). Einwilligungen für die optionale KI-Hilfe, für OCR und für besonders schützenswerte Daten erteilen Sie gesondert in der Anwendung und können sie jederzeit widerrufen.